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SIV.NEWS 2016-1

Lösung mit Weitblick Als Kaufmännischer Leiter und Stellver- tretender Geschäftsführer des Wasserver- bandes Garbsen-Neustadt a. Rbge. hat Dipl.-Kfm.SebastianKratzimmerschonnach einer digitalen und nahtlos integrierbaren Lösung für Archivierung, Dokumenten- und Enterprise Content Management (ECM) ge- sucht. „In unserem Versorgungsgebiet lie- fern wir täglich rund 116.000 Menschen ihr wichtigstes Lebensmittel: Trinkwasser. Tag und Nacht schicken wir dafür riesige Was- sermengen durch unsere Leitungen – ver- lässlich, sicher und in höchster Qualität. Das erfordert Weitblick, ein gutes Timing, moder- ne Technik und eine hervorragende Logistik. Warum dies nicht auch von unserem ECM- Dienstleister verlangen?“ Optimierung aller dokumentenbasierten Prozesse Gemeinsam mit der SIV.AG setzte der Was- serverband 2015 ein umfassendes Projekt zur einfacheren, effizienteren und transpa- renteren Gestaltung aller dokumentenba- sierten Unternehmensprozesse auf. Das zusammen mit dem Marktführer EASY SOFTWARE AG geschnürte Lösungspaket umfasste die Leistungsbereiche Archivie- rung und Elektronische Aktenlösungen (Kundenakte und Hausanschlussakte), die erfahrungsgemäß die größten Herausforde- rungen an die praktische Umsetzung stel- len. Schnell war dabei klar, dass das beste- hende Altsystem den Ansprüchen an eine zukunftsfähige Gesamtlösung nicht mehr gerecht werden konnte. Für EASY sprachen die umfassende Funk- tionalität, intuitive Bedienbarkeit und hohe Integrationsfähigkeit. Der Claim der ECM- Spezialisten „Wir denken Sie voraus.“ ist dabei durchaus wörtlich zu nehmen. Sei- tens der SIV.AG wurde das Projekt gelei- tet durch Frank Lange und Martin Wilken. Für Mathias Birkholz, der den Geschäftsbe- reich ECM der SIV.AG verantwortet, und sein ECM-Team steht genau dieser Zu- kunftsaspekt im Mittelpunkt: „Mit EASY schaffen wir unseren Kunden Freiraum für ihr weiteres Wachstum.“ EASY kann in sei- ner mehr als 20-jährigen Firmengeschichte auf das größte Partnernetzwerk der Bran- che und über 12.000 erfolgreiche Installa- tionen für alle Unternehmensgrößen und -strukturen verweisen – das gibt Sicherheit und schafft Vertrauen. Kostenreduziert, revisionssicher und sicherheitszertifiziert Mit der Archivierung aus kVASy® steht dem Wasserverband Garbsen-Neustadt a. Rbge. nunmehr eine leistungsstarke Kom- plettlösung zur Verfügung, die nicht nur der deutschen Gesetzgebung, sondern auch höchsten internationalen Compliance-Stan- dards genügt. „Alle Unterlagen und Daten stehen uns revisionssicher und sicherheits- zertifiziert zur Verfügung. Mit EASY sind sie an jedem Ort und zu jeder Zeit im Auge statt aus dem Sinn“, so Sebastian Kratz. Auch die elektronischen Aktenlösungen sind bereits produktiv. „Mit EASY gehören hohe Aktenberge und langes, unproduktives Suchen der Vergangenheit an“, betont Seba- stian Kratz: „Wir haben unsere Ablagekosten deutlich reduziert und profitieren von kür- zeren Durchlaufzeiten.“ Unabhängig von seiner Größe kann der regional verwurzelte Wasserverband alle Vorteile einer zentralen Datenhaltung nutzen und diesen Mehrwert direkt an Kunden und Mitarbeiter weiterge- ben. So bleibt mehr Zeit für eine engagierte und kompetente Kundenbetreuung. Beide Partner haben bereits neue gemein- same Meilensteine definiert. So befindet sich der Eingangsrechnungsprozess inklu- sive kVASy® - Webservice-Integration in die Finanzbuchhaltung bereits in der Umset- zung. Das Projekt umfasst auch eine auto- matische Belegextraktion. Für die Zukunft strebt der Wasserverband die digitale Verarbeitung des gesamten Do- kumenteneingangs an, nicht zuletzt ange- sichts des hohen Einsparpotentials einer di- gitalen Posteingangsbearbeitung. Dies gilt sowohl für Rechnungen als auch für die ge- samte Unternehmenskorrespondenz: „Dem ECM-Team der SIV.AG danke ich für das zielorientierte Projektmanagement und die engagierte Beratung. Mit unserem neuen integrierten System für alle dokumenten- intensiven Prozesse wird unsere Arbeit ein- facher, effizienter und transparenter.“ (as) Digitales Akten- und Archivierungssystem beim Wasserverband Garbsen-Neustadt a. Rbge. eingeführt PRAXISBERICHT SIV.AG Geschäftsbereichsleiter Enterprise Content Management Telefon: 0381 2524-2531 mathias.birkholz@siv.de Mathias Birkholz >> 20 SIV.NEWS 1/2016 Telefon: 03812524-2531

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