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Mathias Birkholz
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kVASy DMS: Vom Dokument zum Prozess

Firmen verdoppeln die Anzahl ihrer Dokumente alle zwei Jahre. 90 % aller Rechnungen sammeln sich dabei immer noch in Papierform an. Ihre Bearbeitung und Prüfung – wie etwa das Vorsortieren, Kopieren und Weiterleiten – beinhaltet zahlreiche manuelle und zeitintensive Arbeitsschritte, die nach betriebswirtschaftlichen Studien mit Kosten zwischen 7 bis 25 EUR einhergehen und bis zu 75 % der produktiven Arbeitszeit in Anspruch nehmen. Schon dieser Aspekt macht deutlich, wie wesentlich ein Content Management, also das elektronische Be- und Verarbeiten von Dokumenten, geworden ist.

Berücksichtigt man zusätzlich die Vorgaben seitens des Gesetzgebers im Rahmen der GDPdU bzw. des EnWG wird schnell deutlich: Die revisionssichere Verwahrung von Dokumenten ist heute ein Muss für jedes Unternehmen der Energie- und Wasserwirtschaft.

Das Leistungsspektrum der SIV.AG reicht dabei von der intelligenten Datenerfassung und -übernahme über das prozessorientierte Management automatisierter Dokumenten- prozesse bis hin zu deren abschließender revisionssicherer Ablage.

kVASy - DMS powered by EASY SOFTWARE AG beinhaltet ein Lösungsportfolio, das exakt auf die Bedürfnisse der Energie- und Wasserwirtschaft abgestimmt ist und vollständig in das System kVASy integriert wird. Durch die Workflowkomponente des kVASy - DMS lassen sich vom Posteingang bis zur Buchung der Rechnung zwölf Prozessschritte komplett einsparen. Damit ergeben sich bei einer Amortisationsdauer von nur 1,65 Jahren eine durchschnittliche Zeiteinsparung von 85 % sowie Kostensenkungen um 70 %. 

Hinzu kommt die automatische Archivierung aller Ausgangsrechnungen, die revisionssichere Speicherung aller eingehenden und ausgehenden Mails im Rahmen der Marktkommunikation und – wenn gewünscht – die vollständige Verschlagwortung aller Office-Dokumente.