„Das ist erst der Anfang“

„Das ist erst der Anfang …“

Einführung der elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung bei den Stadtwerken Schneeberg

Prozesse, die vollkommen manuell und wenig automatisiert ausgeführt werden, sind in den Unternehmen oftmals die viel beschworenen „Zeitfresser“. Ein solcher ist auch die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen – er „frisst“ nicht nur viel Arbeitszeit, sondern treibt durch lange Bearbeitungen, Verzögerungen etc. auch die Kosten in die Höhe. Aus diesem Grund hat sich die Stadtwerke Schneeberg GmbH dazu entschieden, den elektronischen Rechnungseingang einzuführen. Als kommunales Versorgungs- und Dienstleistungsunternehmen versorgen sie in der Region rund um die Bergstadt Schneeberg im Erzgebirge circa 23.000 Kunden mit Strom und Gas.

Mehr Transparenz durch Automatisierung

Bis zu dem gemeinsamen Projekt mit der SIV.AG wurden bei den Stadtwerken Schneeberg die Eingangsrechnungen manuell bearbeitet. Zu jeder Rechnung wurden sogenannte Begleitdokumente mit allen relevanten Rechnungsdaten gedruckt. „Die sachlichen Prüfer haben dann die Sachkonten und Aufträge zu den Rechnungspositionen auf dem Beleg notiert. Nach Rücklauf der Dokumente wurde der Buchungssatz in unserem ERP kVASy® manuell erzeugt“, erklärt Jacqueline Leonhardt, Abteilungsleiterin Shared Services bei den Stadtwerken. Dies galt auch für Rechnungen, die per E-Mail eingingen. Die Folgen waren eine kosten- und zeitintensive Bearbeitung durch lange Transport- und Liegezeiten der Rechnungen. Darüber hinaus war die fehlende Prozesstransparenz eines der Hauptprobleme, welches durch die Einführung eines Systems zur automatisierten Verarbeitung von kreditorischen Eingangsrechnungen optimiert werden sollte.

Das neue System musste zudem die Anforderung erfüllen, Liegezeiten zu vermeiden und eine ständige Auskunftsbereitschaft über den Prüfstatus einer Rechnung sicherzustellen. Gesucht wurde also eine Software, welche die verschiedenen Prüf- und Bearbeitungsschritte teilautomatisierten sowie relevante Rechnungsinhalte extrahieren und aufbereiten kann. Entscheidend war zudem, dass die Lösung mit der im Einsatz befindlichen ERP-Suite kVASy® der SIV.AG kompatibel ist und die erforderlichen Schnittstellen auch durch die SIV.AG betreut werden können. Um die Akzeptanz im Unternehmen schnellstmöglich herzustellen, sollte sie zudem weitestgehend selbsterklärend sein und ohne großen Schulungsaufwand bedient werden können. „Denn auch eine hervorragende Lösung ist immer von der Akzeptanz der Mitarbeiter:innen abhängig“, weiß Jacqueline Leonhardt.

Individuell auf die Bedürfnisse zugeschnitten

Ausgehend von diesen und weiteren Anforderungen entschieden sich die Stadtwerke Schneeberg im Spätherbst für den kVASy® ECM-Eingangsrechnungsworkflow. „Der kVASy® ECM-Eingangsrechnungsworkflow wird von uns seit vielen Jahren fortlaufend auf die Bedürfnisse unserer Kunden angepasst und erweitert. Er sichert ein gutes Zusammenspiel der einzelnen Programmkomponenten“, so Fabian Passehl, Projektleiter von Seiten der SIV.AG.

„Positiv zu bewerten, war auf alle Fälle, dass wir bereits die Archivsoftware im Einsatz haben, welche von der SIV.AG implementiert und betreut wird. Somit mussten wir keine neue Software anschaffen. Insbesondere mit Blick auf die Verschlankung der Softwarelandschaft ist das für uns wichtig. Außerdem konnten wir die neue ERB-Lösung an unseren Vorgaben ausrichten, ohne unsere betrieblichen Abläufe zu ändern“, erklärt Leonhardt.

Der kVASy® ECM-Eingangsrechnungsworkflow bietet den Stadtwerken Schneeberg:

• Einfache Digitalisierung von Papierrechnungen und Zuführung in den Prozess
• Jederzeit auskunftsfähig durch Transparenz
• Kein Ausdrucken von E-Mails
• Prüfung nach Steuerrecht (UStG §14)
• Reduzierung von Fehlerquellen durch Plausibilitätsprüfungen
• Revisionssicherheit des Prozesses
• Webbasierter Prüfungs- und Freigabeprozess
• Live-Zugriff auf die kVASy® Stammdaten

Bis zum Go-Live im Mai 2021 wurde ausgiebig getestet und die Mitarbeiter:innen der Stadtwerke durch die SIV.AG geschult. Während der Einrichtung konnten die Stadtwerke auch den Rechnungsdurchlauf selbst festlegen, sodass der bisherige Durchlauf ohne größere Änderungen übernommen werden konnte. Technisch gab es anfangs kleinere Startschwierigkeiten bei dem Zusammenspiel der Server und deren Kommunikation. Dank einer hervorragenden Zusammenarbeit konnten die IT-Abteilungen etwaige Probleme jedoch schnell und unkompliziert lösen. Heute arbeiten 42 Mitarbeiter:innen mit der digitalen Eingangsrechnungsbearbeitung.

„Aufgrund der fachlichen Erfahrung haben wir einige Anpassungen an der Lösung vorgenommen, sodass es für den Kunden perfekt passte. Es war eine positive und konstruktive Zusammenarbeit mit einem, ich denke, sehr guten Ergebnis. Was mich besonders freut, ist, dass die Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses erst der Anfang war: Mit der digitalen Postverteilung steht bereits das nächste Projekt in den Startlöchern“, resümiert Fabian Passehl das Projekt.

„Der gesamte Prozess ist bei uns jetzt homogen. Die Transparenz und Automatisierungsrate wurde erheblich verbessert“, sagt Jacqueline Leonhardt. „Konkret haben wir nun eine bessere Übersicht über den Rechnungsdurchlauf sowie allgemein kürzere Durchlaufzeiten. Rücksprachen und Fragen werden schneller geklärt, Buchungssätze automatisch übernommen. Zudem haben jetzt wir nicht nur detaillierte Auswertungsmöglichkeiten, sondern auch den Archivierungsprozess enorm verbessert. Durch die Digitalisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung sparen wir aber nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge Papier. Durch diese Einsparungen haben sich natürlich auch die Kosten für uns gesenkt. Ich freue mich schon auf die weiteren Schritte auf unserem Digitalisierungsweg“, so Jacqueline Leonhardt abschließend.

 

Kontakt Projektstory