TAZV Vorharz goes digital

Die Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses beim Trink- und Abwasserzweckverband Vorharz gemeinsam mit der SIV.AG

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Trink- und Abwasserzweckverband Vorharz

TAZV Vorharz goes digital

Die Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses

„Digitalisierung“ – ein Wort, das uns nicht erst seit dem Jahr 2020 immer und überall begegnet. Oft verbinden wir damit große Neuerungen und denken an alles, was „smart“ ist: Smart City, Smart Energy oder Smart Home. Der TAZV Vorharz zeigt, dass Digitalisierung aber bereits im Kleinen beginnt – und das sogar ziemlich smart.


Am 1. Januar 2015 schlossen sich die Verbände WAZ Huy-Fallstein und TAZV Blankenburg und Umgebung zum Trink- und Abwasserzweckverband Vorharz zusammen, der am 1. Januar 2016 durch den WA Ilsetal AöR komplettiert wurde. Eine Entscheidung, die getroffen wurde, um die zentralen Aufgaben rund um die Themen Trink- und Abwasser gemeinsam noch effektiver zu erfüllen. Der Verband ist heute für 25.000 Zählpunkte verantwortlich und das Gebiet umfasst acht Städte und Gemeinden der Landkreise Harz und Börde mit mehr als 58.000 Einwohnern.


„… Und bei wem liegt eigentlich die Rechnung?“

Für die Bearbeitung seiner kreditorischen Eingangsrechnungen verwendet der TAZV Vorharz das kVASy® Rechnungseingangsbuch der SIV.AG, doch der Prüf- und Freigabeprozess erfolgte nach wie vor analog. „Rechnungen, die uns per Post erreichten, wurden in Papierform durchs Haus geleitet. Aber auch elektronische Rechnungen wurden ausgedruckt, um dann den gleichen Prozess wie die Papierrechnungen zu durchlaufen“, erklärt Petra Schäl, IT-Administratorin beim TAZV Vorharz. So war nicht nur der Zeitaufwand, der mit diesem Prozess verbunden ist, extrem hoch, sondern auch das Druckvolumen und die daraus resultierenden Kosten. Der Durchlauf der Rechnungen folgt speziellen Anweisungen, die analog durchgeführt sehr zeitaufwendig waren. „Wir stellten uns regelmäßig die Frage, bei wem wohl gerade welche Rechnungen liegen“, erinnert sich Petra Schäl. Das zentrale Archiv für die Eingangsrechnungen existierte ausschließlich in Papierform, die Rechnungen wurden oft mehrmals kopiert, eingescannt und dann erst archiviert. Anschließend wurden alle Rechnungsdaten sowie die Kontierung manuell in der kVASy® ERP-Suite angelegt. Folgende Probleme gab es also zu bewältigen:

  • Lange Transport- und Liegezeiten
  • Kosten- und zeitintensive Bearbeitung
  • Fehlende Prozesstransparenz
  • Dezentrale Organisation
  • Eventueller Skontoverlust durch längere Bearbeitung


Hand in Hand, aber digital

Da der TAZV Vorharz bereits mit der kVASy® ERP-Suite sowie einer Lösung der Easy Software AG arbeitete, war klar, dass der neue Prozess mit diesen kompatibel sein musste. „Für uns war es sinnvoll, auf eine Lösung zurückzugreifen, die schon durch die SIV.AG entwickelt und durch andere Kunden bereits genutzt wird. Deshalb war das Projekt EASY-ERB, bei dem die Eingangsrechnungsbearbeitung dann elektronisch erfolgt, für uns die einzig richtige Wahl“, sagt die IT-Administratorin des Harzer Trink- und Abwasserzweckverbandes. Nachdem die Entscheidung durch die Geschäftsleitung 2019 getroffen wurde, sollte keine Zeit verloren gehen. So konnte der Eröffnungsworkshop im Februar 2020 noch in Blankenburg durchgeführt werden, das restliche Projekt musste allerdings aufgrund der Corona-Pandemie digital und remote stattfinden. Nach der Erstellung des Fachkonzepts durch den Projektleiter der SIV.AG Fabian Passehl startete eine kleine Arbeitsgruppe beim TAZV mit dem Projekt. „Was für uns besonders wichtig war, war, dass diese kleine Arbeitsgruppe in regelmäßigen Sitzungen den Prozess kennenlernte, den Durchlauf testete und dabei gleich Fehler und Ungereimtheiten beseitigen konnte. Während dieser gesamten Projektphase wurden unsere Wünsche, sofern technisch möglich, stets beachtet und sehr rasch umgesetzt“, resümiert Petra Schäl. „Nach der Planung und Erstellung des Fachkonzepts konnten wir trotz der neuen Umstände, die sich aus der Pandemie ergaben, schnell eine Testumgebung einführen und mit der Remote-Schulung der Key User starten. Nach der Testphase wiesen wir sukzessive alle weiteren Anwender ein und betreuten den Kunden natürlich auch über den Go-live am 1. Oktober 2020 hinaus engmaschig, erklärt Projektleiter Fabian Passehl. „Aufgrund der genannten neuen Umstände dauerte die Umsetzung etwas länger. Unter normalen Voraussetzungen benötigen wir für Projekte dieser Größenordnung circa vier bis sechs Monate“, so Passehl weiter.


Mehr Zeit – weniger Kosten!

Die Lösung, die der TAZV Vorharz gemeinsam mit der SIV.AG einführte, wurde also komplett kompatibel auf die bereits genutzten Systeme entwickelt und individuell an Strukturen und Vorgaben angepasst. 37 Mitarbeiter*innen arbeiten heute damit. Alle Eingangsrechnungen werden nun mit einem Barcode versehen. Papierrechnungen werden durch das Einscannen in den Prozess eingeleitet, bei den elektronischen Rechnungen geht das vollautomatisch. Sind die Rechnungen einmal in die richtige digitale Form gebracht, werden sie automatisch durch den gesamten Bearbeitungsprozess geleitet. Die komplette Eingangsrechnungsverarbeitung ist nun nicht nur digitalisiert, sondern durchstrukturiert und schnell. Auch manuelle Nacharbeiten wie Zahlungsvermerke entfallen jetzt. Alle Informationen zur Eingangsrechnung werden automatisch mitgegeben und können innerhalb des Durchlaufes der Rechnung und auch noch nach ihrer Archivierung ergänzt werden. Auch die Kreditoren des Verbandes haben jetzt die Möglichkeit ihre Rechnungen elektronisch zu senden. Diese E-Mails werden vollautomatisch in den Prozess geleitet, was einen wesentlich geringeren Zeitaufwand für die Verbandsmitarbeiter*innen bedeutet.
Die Durchlaufzeit vom Posteingang bis zur Bezahlung hat sich enorm reduziert. Durch die standortmäßige Trennung von Verwaltung und Technik gab es Zeitverluste aufgrund der Übergabe der Rechnungen in Papierform. „Für uns ist natürlich auch entscheidend, dass die Überwachung der Zahlungsfristen wesentlich leichter geworden ist und jetzt genau dokumentiert wird, wann welche Rechnung an welcher Stelle ist“, erklärt Petra Schäl. Auch die Umwelt profitiert


Und es gibt weitere positive Effekte: Durch die Analyse der verschiedenen Abläufe rund um die Eingangsrechnungen werden auch andere Vorgänge hinterfragt und neugestaltet. So werden jetzt auch Bestellscheine, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und vieles mehr zur Eingangsrechnung archiviert und sind langfristig für jeden als komplette Vorgänge verfügbar. Hinzukommt, dass das gesenkte Druckvolumen nicht nur die Kosten reduziert, sondern auch den Papierverbrauch und somit den Weg zu einem nachhaltigen und papierlosen Büro unterstützt.
„Die Zusammenarbeit mit der SIV.AG verlief aus unserer Sicht wirklich sehr gut. Selbst als wir feststellten, dass wir im Prozess nochmals eine größere Anpassung brauchten, konnten wir das gemeinsam mit dem Projektleiter Herrn Passehl ohne größere Probleme lösen. Der Austausch war zu jeder Zeit freundlich und konstruktiv – und die Ergebnisse sprechen für sich“, zieht Petra Schäl das Fazit.

 

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„Die Zusammenarbeit mit der SIV.AG verlief aus unserer Sicht wirklich sehr gut. Selbst als wir feststellten, dass wir im Prozess nochmals eine größere Anpassung brauchten, konnten wir das gemeinsam mit dem Projektleiter Herrn Passehl ohne größere Probleme lösen. Der Austausch war zu jeder Zeit freundlich und konstruktiv – und die Ergebnisse sprechen für sich."

Petra Schäl, IT-Administratorin Trink- und Abwasserzweckverband Vorharz

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Fabian Passehl

fabian.passehl@siv.de